Análisis General
De acuerdo a la administración que se observa en las empresas de servicio como en el caso de las empresas aduanales, se ha de tener en cuentas que estas poseen pocos departamentos pero a que su vez cada uno desempeña funciones muy importantes en el proceso de desarrollo de las misma, hasta complementar su función como empresa que corresponde de efectuar el desaduana miento de las cargas, es decir, su nacionalización, ejecutando sus tres operaciones fundamentales como empresa aduanal: importación, exportación y transito.
Se trata de una empresa privada y en consecuencia está administrada solo por 3 departamentos que son: Recursos Humanos, Operaciones y Administración donde cada uno de estos departamentos se encarga de las siguientes funciones:
Administración:
- Cuentas por cobrar:
o Facturación.
- Cuentas por pagar:
o Gastos de oficina.
o Gastos de operación.
- Tributos:
o Declaraciones de IVA.
o Declaraciones de ISLR.
o Retención de IVA.
o Retención de ISLR.
Operaciones:
- Valoración de mercancías.
- Nota de entrega de mercancías.
- Tramitación.
Recursos Humanos:
- Expediente (Hoja de vida de los empleados).
- Sueldos de los empleados.
- Deducción de beneficios.
Teniendo una distribución tan pequeña pero con tantas responsabilidades se realizo una conversión gradual del sistema, a fin de ir atribuyendo de forma progresiva las funciones que requería dichos módulos o departamentos sin poner en riesgo la información de los mismo, ni generar excedencias de trabajo para los miembros de la empresa. Se utilizaron todas las actividades debido a que en cada una de ellas se muestra seguimientos aclaratorios que pueden ayudar a garantizar un mayor grado de fiabilidad para el usuario final por parte del sistema, como lo demuestran las pruebas de implantación y aceptación las cuales se ejecutan de forma independiente en cada modulo y exigen las contribución de los usuario expertos y del responsable del mantenimiento para que el mismo se familiarice con el sistema.
Luego de una capacitación especial hacia el responsable del mantenimiento, se evalúa el ambiente en el cual se desarrollara el mismo, y se desarrolla un plan de mantenimiento que pueda garantizar el funcionamiento del sistema en caso de improviso.
Teniendo en cuenta el alcance de los servicios que ofrece el sistema se puede presentar el proyecto con una previa preparación y recolección de información de las pruebas realizadas, el alcance de los servicios y el plan de mantenimiento para mostrar los avances que se fueron obteniendo durante el desarrollo del sistema.
Con un cierto periodo de tiempo antes de poner el sistema a producción se pueden implementar planes de contingencia que permitan verificar cualquier desperfecto que no se haya observado durante las pruebas de implantación o aceptación, o hasta una simple modificación que se quiera hacer por parte de los usuarios; lo que genera gran influencia para la aceptación del sistema por parte de los usuarios y reducirá la resistencia al cambio del sistema anterior.
Con todas las actividades desarrolladas de la forma adecuada con una distribución proporcional del personal de acuerdo a sus cargos u capacidades dentro de grupo de implantación se puede llevar el sistema a producción luego de haber sido presentado y aprobado, y de lograr un grado de estabilidad en el entorno operacional de producción.
Planificación realizada por:
Steven Badell
Denidson Alvarez
Reymar James
sección 1
